Le schede carburanti sono state introdotte nell’ordinamento tributario italiano nel 1977 (D.M. 07 giugno 1977) come strumento di controllo fiscale.
Di particolare rilievo sono però le più recenti norme contenute nel D.P.R. 10 novembre 1997, n. 444 (Regolamento recante norme per la semplificazione delle annotazioni da apporre sulla documentazione relativa agli acquisti di carburante per autotrazione), in attuazione dell’art. 3, co. 137, lett. d), L. 23.12.1996, n. 662. Altre indicazioni e precisazioni sono state fornite dal Ministero delle Finanze con la C.M. 12 agosto 1998, n. 205/E.

La scheda carburanti è utilizzata per gli acquisti di carburante per autotrazione (benzina normale, verde o super; miscela di carburante e lubrificante; gasolio, gas metano o GPL) effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione da parte dei soggetti IVA nell’esercizio di imprese, arti e professioni.
E’ bene ricordare che la scheda carburanti costituisce:
- un’eccezione al principio generale dell’art. 21, co. 1, D.P.R. 633/1972, secondo il quale per ciascuna operazione imponibile deve essere emessa una fattura;
- un documento valido sia per la detrazione dell’IVA relativa agli acquisti di carburante effettuati - detraibile al 100% per gli agenti di commercio -, che per la documentazione del costo ai fini delle imposte sui redditi - detraibile all’80% per gli agenti di commercio ed al 50% per i procacciatori di affari -.

Il D.P.R. 10.11.1997, n. 444 ha introdotto la facoltà di utilizzare, oltre che le tradizionali schede mensili, anche le schede trimestrali.
Il realtà il modello ufficiale delle nuove schede non è sostanzialmente diverso da quello tradizionale, e si deve sottolineare che lo stesso Ministero delle Finanze ha precisato che viene consentito l’utilizzo del modello precedente, ovviamente integrato dai nuovi dati, fino all’esaurimento delle scorte. La scelta della periodicità (mensile o trimestrale) è libera e non influisce assolutamente sulla periodicità della liquidazione IVA.
L’introduzione della norma che prevede anche la trimestralità della scheda ha infatti avuto lo scopo di semplificare e ridurre il numero delle registrazioni da parte di utenti che nell’arco di un mese effettuano solo pochi rifornimenti.
La modifica sostanziale che riguarda la scheda carburanti, così come si ricava dal D.P.R. 10 novembre 1997, n. 444, è quella che prevede l’indicazione del numero di chilometri percorsi dall’autoveicolo nel mese o nel trimestre.

Ecco una serie di norme e di prescrizioni che devono essere rispettate:
- deve essere istituita una scheda per ogni veicolo a motore utilizzato. Non è necessario che i mezzi siano intestati al soggetto acquirente il carburante, e cioè che siano di sua proprietà, in quanto l’utilizzo degli stessi può avvenire anche sulla base di contratti di locazione, noleggio, leasing o comodato;
- i dati di intestazione richiesti sono gli estremi di individuazione del veicolo e dell’acquirente. Per quest’ultimo, in particolare, è necessario indicare la denominazione della ditta, se trattasi di impresa individuale, la denominazione o ragione sociale se trattasi di società, il nome e cognome per gli esercenti arti e professioni, l’indirizzo preciso, il domicilio fiscale e la partita IVA;
- relativamente ai dati del veicolo, la C.M. n. 205, già citata, prevede queste indicazioni: casa costruttrice, modello, targa e numero del telaio. Il modello ufficiale però prevede solo l’indicazione della targa o del telaio del veicolo.
A questo riguardo è interessante segnalare la decisione della Commissione Tributaria Provinciale di Modena (n. 430 del 26.01.1999), secondo la quale “la mancata indicazione nella scheda carburante del solo numero di targa dell’automezzo, indicazione pur prevista dal D.M. 07.06.1977 (e ora richiesta dall’art. 2 del regolamento del 10.11.1997), non essendo un elemento essenziale, non può pregiudicare il diritto alla detrazione dell’IVA”.
E’ ovvio, peraltro, che l’indicazione del numero di targa dell’autoveicolo è il modo più semplice e sbrigativo di identificazione del veicolo stesso.
Quanto alle annotazioni circa l’acquisto di carburante effettuato, il decreto prevede che deve essere l’addetto al distributore stradale ad annotare sulla scheda, all’atto di ciascun rifornimento:
- la data dell’acquisto;
- l’ammontare del corrispettivo al lordo dell’IVA (e quindi, in sostanza, quanto è stato effettivamente pagato);
- la denominazione, ragione sociale o cognome e nome dell’esercente e l’ubicazione dell’impianto di distribuzione. Questi dati possono essere riportati anche con l’apposizione di un timbro.
Le suddette annotazioni devono essere convalidate con la firma dell’addetto all’impianto, vale a dire della persona che ha effettuato il rifornimento e che ha eseguito le annotazioni stesse sulla scheda.

Si è già fatto cenno che una delle novità introdotte con la nuova scheda riguarda l’annotazione dei chilometri percorsi nel mese o nel trimestre dall’autoveicolo intestatario della scheda stessa.
Questo dato deve essere rilevato dall’apposito dispositivo (il contachilometri) dell’automezzo. Non si tratta quindi di dichiarare i chilometri percorsi, ma semplicemente di rilevare, e di riportare sulla scheda, lo scostamento dalla rilevazione precedente rispetto a quella relativa al periodo considerato.
Un’ulteriore precisazione riguarda l’utilizzo dei vecchi stampati che - come già precisato - possono essere utilizzati fino ad esaurimento delle scorte: dal momento che, in sostanza, gli unici elementi di novità sulle nuove schede riguardano la possibilità di istituire anche schede trimestrali e l’obbligo di indicazione dei chilometri percorsi, che vorrà utilizzare ancora i vecchi stampati potrà integrare, anche manualmente, i dati delle schede aggiungendo quelli, nuovi, richiesti.